Experiência gerencial de eventos corporativos: Seminário de Hospitalidade do Litoral Paulista

Por: Aristides Faria

Acredito ter desenvolvido características e comportamentos de empreendedor desde criança. Primeiro, cito o exemplo de mais pais e familiares mais próximos, que têm são profissionais liberais e são até hoje grandes exemplos para mim. 

Depois, me lembro de algumas “manias” minhas como desmontar brinquedos e buscar remontá-los (o que nem sempre deu certo!). Com o tempo fui estimulado a relacionar essa curiosidade com tópicos ligados aos estudos e, posteriormente, ao mundo real do trabalho.

Assim, desde 2007 eu lidero um movimento, um ideal materializado por meio de minha empresa de consultoria em educação corporativa com foco no setor de serviços. Esse “movimento” resultou, por sua vez, em um evento, uma reunião de pessoas que compartilham de interesses em comum. Em 2011 surgiu o Seminário de Hospitalidade do Litoral Paulista (SEHLIPA), que é um pequeno evento corporativo voltado para profissionais do setor de serviços.

Sua primeira edição aconteceu em abril de 2012, um ano depois de sua criação, quando o website institucional do projeto e o weblog (ou blog) foram apresentados ao público. Mais tarde, canais em plataformas sociais, como Facebook e Twitter, também foram criados. Essas ferramentas são participativas e fazem com que o sistema se retroalimente (FERRARI, 2007), ou seja, o lançamento dessas plataformas – aliado a realização de ações presenciais pré-evento – auxiliam na formação de um bando de dados.

Desde o primeiro momento, o Seminário contou com o apoio institucional de entidades setoriais e organismos de governo, então dada a quantidade e qualidade das organizações envolvidas na promoção do Seminário, o desafio para os organizadores foi conhecer seus propósitos e expectativas (FÉLIX, 2010).

Para superar esse desafio e buscar atender tais expectativas, foram realizadas visitas a esses apoiadores, reuniões de trabalho e diversas ações promocionais pré-evento. Realizou-se, também, o envio de correspondências as autoridades que presidem essas organizações no sentido de prestar contas sobre o andamento do projeto.

De acordo com Venturi e Lenzi (2003, p. 45), a criação de um criterioso plano de ação “possibilita uma avaliação cuidadosa dos investimentos requeridos pelo novo negócio, evitando que o empresário venha a ter surpresas desagradáveis no trajeto de implementação”. Dessa maneira, foi elaborado um sistema de comunicação institucional junto com os parceiros de modo que houvesse transparência no processo gerencial do projeto e, no longo prazo, credibilidade junto aos demais envolvidos (stakeholders).

Após a realização bem sucedida da primeira edição do Seminário, ocorrida no Guarujá, o projeto ganhou vulto e novos potenciais parceiros aproximaram-se. Definiu-se, por meio dos novos parceiros institucionais, que a sede da segunda edição do SEHLIPA seria o município de Praia Grande.

Nessa ocasião, a sede do evento foi uma ampla sala de eventos com capacidade para trezentas pessoas. O público não encheu o auditório, mas fez demonstrou o potencial de crescimento do Seminário. Isso viria a se materializar no ano seguinte, em 2014, quando o SEHLIPA foi realizado na capital paulista.

Houve variação do custo operacional entre o lançamento do projeto em 2011 e sua terceira edição, em 2014. Os primeiros doze meses foram dedicados a promoção institucional do evento e as despesas concentram-se em pequenas inserções publicitárias em veículos de abrangência regional.

Em 2012, por outro lado, os gastos foram ligeiramente mais significativos. Isso por que a instituição que sediou o evento cobriu boa parte dos custos por meio do fornecimento de toda infraestrutura necessária para sua consecução.

No ano de 2014, em São Paulo, o espaço foi locado, mas seu tamanho redimensionado, voltando para a capacidade de até duzentos participantes. Nesse sentido, o auditório teve taxa de ocupação de 65%, resultado bastante significado face os 30% do ano anterior.

Entre a segunda e terceira edição realizou-se um balanço sobre o desempenho do evento em termos de comunicação. A partir desse inventário, identificou-se mais de 6.000 acessos ao website do evento, cerca de 8.700 visitas ao blog institucional do Seminário. No campo das redes sociais, a empresa reunia àquela ocasião mais de 1.850 seguidores no Facebook e mais de três horas de conteúdo em áudio visual gerado (direta ou indiretamente).

Foram contabilizadas, ao todo, entre ações pré-evento e em relação as três edições do SEHLIPA, mais de 5.000 imagens. E foram enviados mais de 280.000 e-mails para um grupo de – banco de dados citado anteriormente – de 6.600 assinantes (ao todo, entre 2011 e 2014, realizou-se em torno de 40 campanhas de e-mail marketing alusivas ao projeto e seus apoiadores), que obtiveram taxa média de abertura de 15%. Ao término da quarta edição apresentarei esses dados atualizados!

Bem, essa experiência encontra-se ativa e em plexo andamento. A próxima edição do Seminário acontecerá no próximo dia 25 de abril de 2015, em Santos (SP). As inscrições são gratuitas e podem ser feitas no website institucional do evento: www.sehlipa.com.

Um forte abraço! Sucesso sempre!

Referências

FELIX, G. R. A. Negociando o apoio dos stakeholders internos para o Programa Estratégico de Gestão de Eventos. In: FERREIRA, R. S.; WADA, E. K. Eventos, uma alavanca de negócios: como e por que implantar PEGE. São Paulo: Aleph, 2010.

FERRARI, P. (Org.). Hipertexto, hipermídia: as novas ferramentas da comunicação digital. São Paulo: Contexto, 2007.

FREEMAN, R. E. Strategic management: a stakeholder approach. Boston: Pitman Publishing, 1984.

SEMINÁRIO DE HOSPITALIDADE DO LITORAL PAULISTA. Relatório operacional do SEHLIPA | Guarujá 2012. Disponível em < http://www.sehlipa.com/relatorio.pdf >. Acessado em 19 de junho de 2014.

SEMINÁRIO DE HOSPITALIDADE DO LITORAL PAULISTA. Relatório operacional SEHLIPA | Praia Grande 2013. Disponível em < http://www.sehlipa.com/relatorio2013.pdf >. Acessado em 19 de junho de 2014.

SEMINÁRIO DE HOSPITALIDADE DO LITORAL PAULISTA. Relatório operacional do SEHLIPA | São Paulo 2014. Disponível em < http://www.sehlipa.com/relatorio2014.pdf >. Acessado em 19 de junho de 2014.

VENTURI, J. L.; LENZI, F. C. Desenvolvimento gerencial: da teoria acadêmica para a prática empresarial. Rio do Sul (SC): Nova Era, 2003.